Referat fra Bestyrelsesmøde 28.03.26

Bestyrelsesmøde

Deltagere: Mona, Karina, Ninna, Maria T, Kristine, Camilla. Afbud: Maria L

Mødeleder: Camilla 

Referent: Camilla og Mona

1. Nyt fra formanden

Ansvarlig Camilla

Ny el aftale v. Karina

Klubben har skiftet el-leverandør, så vi nu har vores el aftale gennem OK, og at den er kobletpå på vores sponsoraftale v. OK. Dette bettyder at vi generere sponsor støtte til os selv når vi bruger el.

2. Økonomi

Ansvarlig Maria L og Karina

Klubbens økonomi d.d

• Saldo klubbens driftskonto  108.174,73 kr

• Saldo mobilepay 34.038,84 kr

Regnskab fra 2025

Karina har snakket med Conventus og de arbejder stadig på sagen, med at få låst det op. Conventus har lovet at de får styr på det inden mandag d. 30.03.26

Skift af bank

Det vil være en fordel for klubben at skifte over til Sparekassen Danmark, ifht uddeling af lokale fondsmidler. Der arbejdes på at få udarbejdet de nødvendige dokumenter.

3. Stævne

Ansvarlig. Kristine 

Evaluering sidste stævne

Der var for lidt tilmeldte til at stævnet til at give overskud. Der er endnu ikke et overblik over økonomien idet vi ikke har modtaget betaling fra DRF endnu. 

Der var god stemning til stævnet, Der er kommet flere tilbagemeliger fra stævnedeltgere på at det var et hyggeligt og godt stævne. De mange sponsorgaver, og billeder giver god reklame for stævner på Fristrup.

Drøftelse af hvordan vi sikre at vi fremadrettet får flere frivillige hjælpere til at deltage, idet vi er en lille klub og har brug for at mange vil give en hånd med. Herunder at såfremt man ønsker stille op så skal man som minimum også skrive sig på en eller flere opgaver 

Kommende stævner

• Kristine skal lige have tid til at sætte sig ind i hvordan man varetager planligning, administration samt sekretariat vedr stævner.
• Forslag om E-klasser til næste stævne, så vi kan invitere de omkringliggende rideklubber idet dette potentielt kunne give flere starter
• Der er ikke blevet søgt om et stævne her i efteråret, vi er derfor ikke garanteret et stævne, såfremt det skal kunne lade sig gøre skal der findes en ledig weekend. Umiddelbart ser det ud som om det kan lade sig gøre i sidste weekende i uge 42

4. Fonde og tilskud

Ansvarlig Mona og Karina

Der er ikke søgt nogle fonde siden sidste møde, Mona vil undersøge fristen for hvornår der skal indsendes ansøgningskema omkring lokaletilskud til kommunen.

Der skal bla. søges om fondsmidler til Mountain Trail 

5. Stald og fold

Ansvarlig Maria T og Ninna

Staldmøder jævnligt, planlagt i god tid

Interval for staldmøder drøftes og beslutning om at der afholdes 1 staldmøde hver kvartal fastholdes, for at vi ikke skal bruge for mange aftner til mødeaktiviteter.

Datoer for disse møder skrives på klanederen i rytterstuen.

Plan for sommerfolde

• Der er udarbejdet en foldplan, som meldes ud efter mødet. I planen er der taget hensyn til flere forkellige forhold for på bedst mulig vis at tilgodese både hestevelfærd, opstalderes behov og ønsker, samt ind og udluk grupper.
• Hestene flytter på sommerforldene fra 1. maj
• Idet foldene ikke er lige store skal de måles op og gøres lige store. Herudover skal der laves plads til den marksti vi bla. gerne vil kunne ride på . Dette sker på 2 arbejdsdage i april d. 18 og 25
• Stald og fold udvalget bestræber sig på at man så vidt muligt har de samme folde, men det er vigtigt at man som opstalder er opmærsom på at man ikke har en fast fold, idet bestyrelsens jvf pkt 5.6 i opstaldningskontrakten kontrakten kan træffe beslutning om at flytte hesten på en anden fold af hensyn til hvad der fungere bedst i den pågældende gruppe af heste ligesom der kan opstå individuelle behov hos opstaldere som bestyrelsen kan forsøge at imødegå.
• Ovenstående betyder at det er et fælles ansvar at vedligeholde og pleje foldene så de alle fremstå bedst muligt, dette varetages på fælles arbejdsdage.
• For vedligholdelse af foldene skal der laves jordprøver, evt gødes, kalkes og eftersås (indkøbt via klubben). Heruover skal tråd og hegnspæle udskiftes ved behov. Led skal laves så de ikke er strømførende

Vand-spiltov 

• Klatter, jord og andet skidt fjernes fra vandspiltovet med det samme, idet det ikke må komme i afløbet. Konstateres det at dette ikke overholdes er vi desværre nødsaget til at lukke for brugen af vandspiltovet. Dette skyldes at vores godkendelse er betinget af at det holdes HELT rent, og såfrem der kommer uanmeldt tilsyn fra Miljøtilsynet og vandspiltovet ikker er rent medfører det en bøde samt et krav om etablering af nyt og dyrt system for spildevand
• Der etableres en opsadlingsplads i boksen ved siden af vandspiltovet
• Der printes sedler med CHR nr som sættes op i stalden så det er nemt at finde. Der kommer til at hænge en ved fodertavlen på døren i lille stald samt en på opslagstavlen i rytterstuen.

6. Hjemmeside, SoMe og reklame:

Ansvarlig Mona

Mona er færdig med at ligge billeder ud på klubbens facebook fra stævnet, billederne er "sponsoreret" så deltagere frit kan bruge dem, hvilket kan være god reklame for at deltage i et Fristrup stævne. Der er lavet flere opsalg med tak til sponsorer og de er alle blevet tagget flere gange i forbindelse med div opslag og billeder på både Facebook og Instagram. Det har væet en stor hjælp at der også har også været flere andre medlemmer, der har gjort en indsats og lavet opslag på klubbens instagram og tagget sponsorere under selve stævnet 

Telefonnummer til klubben? - forslag

 Drøftelse af forslagt om at klubben kunne købe en billig mobiltelefon med simkrot til klubben så nummeret kunne komme på hjemmesiden og derved lette kontakten til klubben. Efter en opvejning af fordele og ulemper vedtages det at  det på nuværende tidspunkt ikke er en løsning for klubben. 

TIK TOK? - Forslag

Der er et forslag om at klubben kunne bruge TIK TOK til at gøre reklame for klubben og tiltrække flere opstaldere ved at vise der er liv i klubben, Punktet drøftes ifth hvad der kunne være af udfordringer og fordele. Det aftales at undersøge om det kunne være relevant og tages op på næste møde.

Flyers?- Forslag

Måske udarbejdelsen af flyers kan bruges til at gøre opmærksom på klubben, hvis den kunne uddelse div. steder samt evt som en del af velkomstmaterialet for tilflyttere i Birkelse området ( sammen med velkomstbrevet til nye beboere - kontakt Anne Marie )

7. Hal, Bane og Bygninger:

Udvalg

Der skal nedsættes et udvalg som skal have prioriteret i opgaverne. Der laves et opslag som fold der ønsker at være i udvalget kan tilmelde sig

Arbejdsdage

Der er planlagt 2 arbejdsdage her i april mht folde, der skal planlægges frere løbende.

Presserende og nødvendig vedligehold - Porte

Efter Thomas har haft kontakt til protfirma der tidligere har udført de årlige tilsyn på vore porte for bla at undersøge om de har været foretaget, er vi blevet bekendt med følgende;

• Der er ikke udført de lovpligtige årlige tilsyn på vores porte, derfor skal der bestille tid til portservice - grundet sikkerhedsmæssige hensyn kontakter Thomas et portfirma og bestiller eftersyn., selvom der endnu ikke er lavet et udvalg. 
• Den store port i den store stald er i så dårlig stand at den potentielt er livsfarlig og den skal derfor udskiftes eller repereres, Af sikkerhedsmæssige hensyn bør dette udføres af professionelt portfirma. Vi har pt et tilbud fra sidste år på ca 50.000 kr for en ny port monteret. Der skal arbejdes videre med projektet ifht om klubbens ækonomi kan bære dette samt indhentes flere tilbud.

8. Aktiviteter

Der skal etableres et udvalg. Der laves et opslag så man kan tilmelde sig 

Aktivitets udvalget har en vigtig opgave i at tænke både i folkeoplysende aktiviteter samt sociale arrangementer som styrker klubbens fællesskab samt at der sættes ekstra fokus på klubbens unge får en vigtig stemme.

Forslag til aktiviteter som udvalgene kan arbejde med:

• mountain trail
• elevhold og evt elevhest
• kæphest og stævner
• kurser i rytterstuen - førstehjælp
• ridelejr
• rytterfitnes/ rytterbalance v. Camilla Eriksen

9. Udvalg

Der arbejdes med følgende udvalg;

• Byg og vedligehold - Camilla tager initiativ til at opstarte
• Stævne og rytterstue - Karina og Kristine tager initiativ til at opstarte
• Aktiviteter og ungdomsudvalg - Ninna tager initiativ til at opstarte

Hvert udvalg tildeles en økonomisk ramme. som de disponere over

Udvalgene kan frit konstituere sig og aftale frekvens for møder og roller

Udvalgene referere dog til bestyrrelsen med en selvvalgt repsesentant som ikke behøves at være den samme til hvert bestyrelsesmøde. Udvalgene skal sørge for at der er en repræsentant under drøftelse af relevante punkter til bestyrelsesmøderne, her forventes det at udvalgende løbende orientere bestyrelsen om ideer og tiltag/fremskridt, herunder økonomi.

Udvalg prioritere opgaver og dispositioner og fremlægger dette for bestyrelsen

Bestyrelsen kan træffe beslutninger om at udvalg skal prioritere særlige forhold eller tiltag før andet

Man kan melde sig til flere udvalg og derved får indflydelse på flere områder.

Der laves et opslag på medlemssiden hvor folk opfordres til at tilmelde sig div. udvalg. Herudover vil der indtil udvalgene får etableret sig være et bestyrelsesmelem som tager ansvar for opstartsprocessen.